Un bon de commande indiquait un prix de 30,60 $ l’unité pour les marchandises d’une expédition. Une fois les marchandises dédouanées, transportées par camionnage portuaire et finalement mises en rayon, le coût réel de chaque unité s’élevait à 34,76 $. Personne n’a repéré cet écart au moment où il se produisait. Et personne n’avait mis en place de système permettant de le détecter.
C’est ce qui se produit généralement une fois qu’un paiement est traité. Les plateformes d’automatisation des comptes fournisseurs sont devenues très performantes pour gérer cette étape : intégration des fournisseurs, traitement des factures, circuits d’approbation et exécution des paiements à l’échelle mondiale. Mais lorsque ces données propres et contrôlées sont réintégrées dans SAP Business One, elles restent généralement inexploitées. Le paiement met fin au processus. Pas à l’analyse.
Pourquoi le prix du bon de commande n’a jamais été le vrai chiffre
Le prix de base n’est que le point de départ pour tout produit expédié. Le fret, le dédouanement, le drayage et les autres frais liés à l’expédition viennent s’y ajouter, si bien que le coût enregistré à l’arrivée en entrepôt finit par être sensiblement différent de celui figurant sur le bon de commande. Dans ce cas précis, l’écart représentait une majoration de l’ordre de 13 à 14 %.
C’est la différence entre un calcul de marge fondé sur une hypothèse et un calcul fondé sur ce qui s’est réellement passé. Une équipe financière qui gère des achats auprès de plusieurs fournisseurs et dans plusieurs devises a besoin des deux éléments de l’équation : combien avons-nous payé au fournisseur et combien les marchandises nous ont-elles réellement coûté une fois arrivées à destination ? L’automatisation des comptes fournisseurs répond à la première question. Elle n’a jamais été conçue pour répondre à la seconde.
Le même angle mort existe du côté des comptes fournisseurs
Le solde impayé d’un fournisseur peut augmenter pendant des semaines avant que quelqu’un ne s’en aperçoive, car l’évaluation de l’encours nécessite généralement qu’une personne produise un rapport, au lieu d’être signalée automatiquement au fur et à mesure.
Le module Accounts Payable comble cette lacune : chaque facture ouverte est classée par tranche d’ancienneté, les encours les plus importants sont mis en évidence en premier et les éléments sont automatiquement retirés dès qu’un paiement est rapproché dans SAP Business One.
Chaque matin, l’équipe financière voit exactement ce qui demeure impayé : par fournisseur, par montant et par nombre de jours de retard. Personne n’a besoin de construire cette vue manuellement. Elle est déjà là.
Ce qui change lorsque les données continuent de produire de la valeur
Il ne s’agit que d’un exemple tiré d’une seule expédition, mais il illustre une réalité plus large : SAP Business One contient des informations plus précises que celles que de nombreuses équipes financières exploitent réellement.
Le module Accounts Payable et l’analyse des coûts d’approche (Landed Cost Analysis) offrent deux perspectives sur ces données. Tous deux font partie d’une plateforme comprenant plus de 30 modules spécialisés couvrant les opérations, la production de rapports financiers ainsi que la budgétisation et les prévisions, le tout relié aux mêmes données sous-jacentes.
L’écart de 13 à 14 % constaté sur cette expédition n’est désormais plus une surprise qui ne ressort qu’au moment de l’analyse des marges du trimestre suivant. Il est visible le jour même où le coût d’approche est comptabilisé.
Si le coût réel d’une seule expédition pouvait rester caché à la vue de tous, il vaut la peine de se demander ce qui pourrait encore l’être.
Corey Mendelsohn accompagne régulièrement les équipes financières qui utilisent SAP B1 afin d’identifier précisément ce type d’écart. Il se fera un plaisir d’examiner ce qui se trouve actuellement dans vos données.
Découvrez ce que QuickStart peut faire pour vous.
Réservez une séance stratégique de 30 minutes avec Corey.
