La budgétisation et la prévision financière sont des disciplines de planification et de gestion cruciales qui fournissent une aide précieuse aux dirigeants d’entreprise devant prendre des décisions. La plupart des entreprises ont des plans d’affaires qui diffèrent dans leur raffinement et leur utilisation; ces plans fournissent des points de comparaison pour évaluer le succès. Les fonds d’immobilisation et d’exploitation, qu’ils proviennent d’investissements de capitaux personnels, de prêts financiers ou de la combinaison des deux, sont nécessaires afin de propulser un plan d’entreprise. Peu importe la source de financement, le rendement du capital investi est ce qui déterminera la viabilité du plan d’affaires.

La prévision permet une meilleure gestion de deux façons. Tout d’abord, elle donnera la possibilité aux gestionnaires et aux propriétaires de prendre la décision initiale de financer l’entreprise. Si vous planifiez investir votre argent dans une entreprise, ou si vous espérez attirer des investissements extérieurs, vous devez être en mesure de fournir des preuves crédibles que votre placement financier, ou l’argent de l’investisseur, sera en sécurité et qu’il rapportera suffisamment de bénéfices; cela doit être plus intéressant que de laisser tout simplement cette somme dans un compte d’épargne ou d’opter pour une autre forme d’instrument monétaire sans risque. Deuxièmement, en tant que directeur commercial ou investisseur, vous devez disposer d’un outil fiable afin d’obtenir des rapports comparatifs et permettre de mesurer le succès par rapport aux objectifs de la société pour : (1) faire des ajustements régulièrement au plan de l’entreprise afin de maintenir l’objectif ou l’améliorer, et (2) fournir des informations aux investisseurs qui leur permettront de décider s’ils veulent continuer à financer cette entreprise. Indépendamment de l’utilisation de la prévision, elle ne peut être utile que si elle est exacte et que si elle sert à optimiser les performances de l’entreprise.

Une prévision doit représenter le plan d’affaires de l’entreprise. Elle sera une combinaison de données historiques, de résultats actuels et d’attentes futures. Elle doit être mise au point par des personnes ayant une connaissance approfondie du fonctionnement et de la stratégie de l’entreprise ainsi que de ses plans en cours pour l’avenir. Par définition, une prévision est un regard vers l’avenir qui se veut un reflet des estimations du succès futur de l’entreprise. Plus une prévision est revue et ajustée, plus elle sera fiable, car ceux qui sont responsables de l’établir acquièrent de l’expérience dans la reconnaissance des tendances et de leur effet sur les performances de l’entreprise. La comparaison avec les résultats réels de façon régulière et dans les plus brefs délais permettra à la direction de faire les ajustements nécessaires aux opérations afin de maximiser la performance et la rentabilité finale. Plus le processus est efficace et rapide, plus il sera profitable.

Découvrez IBM Planning Analytics. Anciennement désigné TM1, ce logiciel d’analyse prévisionnelle et comparative fournit à l’entreprise, entre autres choses, quatre éléments requis cruciaux : (1) précision (2) vitesse (3) fiabilité et (4) facilité d’utilisation.

(1)   Précision

Planning Analytics fournit à l’analyste les plus récentes informations sur le rendement réel grâce à son lien direct avec la base de données financière de l’entreprise. En se basant sur une mise à jour planifiée (quotidienne, hebdomadaire, à votre gré ou selon ce que la direction choisit), il permet à la direction de mettre à jour automatiquement tous les rapports incluant les dernières informations disponibles sur le rendement. La capacité de créer, d’utiliser et de réutiliser des rapports sophistiqués conçus par l’utilisateur, signifie que les gestionnaires consultent toujours les informations disponibles les plus actuelles, personnalisées, équilibrées et vérifiées sans devoir se soucier que d’autres peuvent avoir différentes versions des données. Ceci élimine la confusion qui peut se produire lorsque certains gestionnaires créent leurs propres rapports de type Excel en transposant des informations provenant de différentes sources. Nous appelons cela « une seule version de la vérité ».

(2)   Vitesse

Les outils de prévisions fournis par cette solution exceptionnelle permettent à la haute direction de se décharger du fardeau d’établir les prévisions destinées aux gestionnaires chargés de l’exploitation des unités d’affaires ou des zones d’entreprise qu’ils doivent gérer. Grâce à un portail commun protégé par un système de sécurité sophistiqué, des rapports de prévision peuvent être préparés, soumis, revus et retravaillés à distance, si nécessaire, avant leur approbation finale. Une fois approuvés, ils sont automatiquement combinés à d’autres prévisions divisionnaires déjà approuvées pour former une seule projection d’entreprise détaillée. Les prévisions qui sont créées par ceux qui ont la connaissance la plus approfondie de chaque aspect particulier de l’exploitation se sont avérées être la méthodologie de prévision la plus rapide et la plus précise.

(3)   Fiabilité

Étant donné que tous les utilisateurs regardent « une seule version de la vérité », il n’y a pas à s’inquiéter que plusieurs personnes cherchent des résultats différents. De nouveaux outils ont été ajoutés afin de permettre aux utilisateurs de combiner facilement les performances réelles pour des périodes déjà terminées avec la période de prévision, ce qui donne une image uniforme des prévisions révisées des résultats de fin de période. L’exploration et particulièrement la capacité d’extraction permettent aux gestionnaires de revoir le niveau le plus faible des informations du compte afin d’effectuer des analyses approfondies de l’entreprise à tous les niveaux. Au-delà des avantages évidents pendant le cycle de prévision, il a toujours été un outil de gestion des plus précieux pour le maintien des frais généraux et d’exploitation, mais aussi pour l’analyse des ventes et du coût des ventes.

(4)   Facilité d’utilisation

Des outils tels que le bac à sable permettent aux gestionnaires et aux approbateurs d’effectuer des analyses par simulation sur chaque segment, puis sur l’ensemble, avant la soumission pour approbation finale. Les notes, courriels et avis complémentaires offrent un contrôle complet de l’ensemble du processus aux deux extrémités (envoi et réception) afin de garantir la meilleure prévision possible tout en respectant les délais à chaque étape du processus. Les outils incorporés de calcul des prévisions permettent aux gestionnaires d’utiliser des formules analytiques mathématiques et de variance fiables (c’est-à-dire linéaire, pourcentage actuel ou budget, etc.), afin d’activer efficacement le processus à l’aide de la méthode la plus efficace pour générer des chiffres en fonction de la période de prévision.

Conclusion

La prévision n’est profitable que si sa création et sa comparaison avec les performances réelles se font rapidement; si le processus est trop long, elle devient désuète. La direction doit être capable de créer des prévisions rapidement et facilement; puis de les utiliser pour mesurer le succès passé et fixer des objectifs futurs de manière rapide, efficace et précise et ainsi minimiser le temps de production tout en optimisant le temps d’analyse et stimuler la croissance et la rentabilité de l’entreprise. Tel qu’annoncé, IBM Planning Analytics livre la marchandise de toutes les manières cruciales, ce qui en fait un outil d’optimisation de la gestion indispensable.

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