Corey Mendelsohn, président de NewIntelligence, a récemment remarqué une tâche manuelle dans les activités de production de rapports de l’un de ses clients. Après avoir constaté à quel point cette tâche prenait du temps, il a cherché une solution créative pour transformer leurs rapports et tableaux de bord en une simple fonction de groupement automatisé dans l’espace Cognos, qui leur permettrait de gagner du temps, de ménager leurs efforts et même réduire leur charge de travail.
Le besoin : Un client souhaitait analyser les activités des directeurs commerciaux et des agents commerciaux relevant des premiers. Il devait également analyser les territoires rattachés à ses multiples bureaux.
Le problème : Comme il y avait souvent des mises à jour, des changements et des réaffectations de postes dans l’entreprise, plusieurs parties du processus de rapport étaient touchées chaque fois qu’une mise à jour devait être soumise. Une personne devait se souvenir de tous les rapports et (ou) lieux qui devaient être mis à jour, car les rapports n’étaient pas synchronisés entre eux. Il était donc facile d’oublier accidentellement l’endroit où une mise à jour devait être effectuée, ce qui entraînait des erreurs dans la façon dont l’information était organisée sur les rapports finaux.
La solution : NewIntelligence a créé une solution automatisée pour les données regroupées, appelées « groupements », où les champs ci-dessus, qui fluctuaient souvent, étaient ajoutés dans une feuille de calcul Excel facile à gérer, qui, une fois mise à jour, mettait automatiquement à jour tous les rapports pertinents dans l’espace Cognos selon des groupements prédéfinis.
Corey Mendelsohn explique ce qui a donné lieu à cette mise à jour fondamentale dans l’espace Cognos lors d’une conversation avec l’un de ses clients du secteur des transports, après qu’un rapport a affiché l’information requise de façon incorrecte.
Limites des groupements dans l’espace Cognos
De nombreux systèmes de production de rapports ont la capacité de corréler certains champs à un certain degré, mais ils n’ont pas nécessairement le concept que vous et moi avons quant à la façon dont ces champs sont interreliés. Par exemple, la relation entre un directeur commercial et un agent commercial ou un territoire : nous pouvons facilement comprendre comment ces groupes interagissent pour assurer la cohésion d’une entreprise, mais la plupart des systèmes opérationnels n’en ont tout simplement pas la capacité. Cela signifie que si une entreprise veut créer un rapport sur cette relation, la majorité des étapes sont effectuées manuellement.
Lorsque le client était limité à la fonctionnalité manuelle des groupements, NewIntelligence est intervenu pour trouver une solution utilisant notre fonction de groupement suggérée qui aiderait à automatiser leurs données et leurs rapports.
Nous avons créé une feuille de calcul Excel dans Cognos, ce qui a permis au client de gérer le groupement particulier selon ses besoins. Une fois prête, Cognos a extrait les données automatiquement.
Ainsi, lorsqu’un agent commercial est réaffecté, le client peut se rendre dans la feuille de calcul Excel et ajouter le nouvel enregistrement dans le groupement pertinent. Il peut organiser la hiérarchie des groupes comme il l’entend et ne doit plus s’inquiéter de la désynchronisation du rapport.
Dorénavant, chaque rapport sera modifié et mis à jour automatiquement.
Une personne qui effectue ces mises à jour peut interagir librement dans l’environnement Cognos et créer ses rapports comme elle le souhaite avec plus de simplicité et de facilité.
Exemple d’affichages de Groupement (IBM Cognos et Excel)
Exemples des groupements dans IBM Cognos et tels que préparés sur des feuilles de calcul Excel
Témoignage de notre client
Lorsqu’on lui a demandé comment la création des groupements avait changé son expérience de travail dans l’environnement Cognos, l’analyste en informatique décisionnelle (BI) nous a fait part de ce qui suit :
La création des groupements est formidable, car elle me permet de voir la correspondance entre les agents commerciaux et les territoires, et m’empêche également de « manquer » un agent commercial dans les rapports. La création de rapports est rendue plus facile, car je peux enfin filtrer sur le groupe de territoires au lieu de coder manuellement les noms en dur dans les critères de filtrage. Globalement, cela m’a fait gagner beaucoup de temps.
Conclusion
Chez NewIntelligence, nous aimons proposer des solutions créatives lorsque l’un de nos clients éprouve des difficultés particulières, notamment quand il s’agit de réduire le travail manuel. L’automatisation et l’élimination de la redondance sont des éléments clés de nos pratiques commerciales. La difficulté récente qu’a connue notre client nous a permis de comprendre les méthodes de travail de certains de nos clients et les étapes supplémentaires qu’ils suivaient. Une fois que nous avons compris ce qui les freinait, nous avons pu adapter rapidement leurs processus.
Si vous avez un groupe hiérarchique que vous aimeriez transformer en une fonction automatisée similaire, contactez NewIntelligence, et nous vous aiderons à démarrer.
