La vérité est rarement à la vue de tous.  Lorsqu’on est confronté à des systèmes, applications et sources disparates, la collecte de données en un seul endroit ne représente que la moitié du problème. La seconde moitié de l’équation consiste à mettre en place un ensemble rigoureux de normes pour les données, ce qui permettrait aux utilisateurs de les décortiquer pour tous leurs besoins.  Il ne faut pas tomber dans le piège et créer une base de données qui fournit une vue d’ensemble de tous les domaines pertinents et se pencher sur le contenu informationnel au lieu de mettre ces données à la disposition des utilisateurs.   Les gens semblent prôner la « version unique de la vérité » et ils pensent immédiatement aux outils de création de rapports.  Les outils de création de rapports sont excellents, mais sans l’infrastructure de données en place, on ne tirera que les conclusions que l’on mérite à partir de mauvaises informations dans un format ou un tableau de bord plus joli.

La vérité peut être un objectif insaisissable.  La définition de règles commerciales et financières normales est un exercice itératif et perpétuel.  La redéfinition des conditions opérationnelles doit être traitée et régie par une équipe de gestion de données spécialisée qui maîtrise la science ou la gérance des données.  Cette équipe doit adopter une approche interdisciplinaire afin de recueillir toutes les « versions uniques de la vérité » et résoudre les divergences à l’échelle de l’organisation dans tous les secteurs d’activités pour rétablir et atteindre les normes opérationnelles convenues.

La source de la vérité pourrait être politique.  Comment peut-on mobiliser tout le monde sur la même longueur d’onde ?   Avez-vous un champion ou un directeur influent pour faire respecter ces normes opérationnelles et en matière de données ainsi que ces indicateurs de rendement clés (IRCs) convenus pour la création de rapports ?  Cette dernière école de pensée est la manière traditionnelle d’inciter une entreprise à réaliser la version unique de la vérité, mais elle n’a pas eu autant de succès au cours des dernières années en raison de la réaction des utilisateurs finaux qui manquaient de données.

Donc, une seconde approche a été mise en place pour arriver à la version unique de la vérité qui consistait à adopter plutôt une stratégie de base.  Les organisations qui réussissent se tournent vers les utilisateurs finaux en manque de données pour répondre à leurs besoins.  L’ancienne approche « descendante » traditionnelle n’a pas pu survivre et après un certain temps a heurté le mur.  L’argument présenté ici est que, si les utilisateurs finaux pouvaient mettre la main rapidement sur des informations précises, cela simplifierait leurs tâches quotidiennes et donc d’être plus motivés à réaliser le projet.

La vérité est mieux fournie et divulguée à des moments précis et en petits morceaux.  L’information devrait vraiment être fournie d’une façon qui permet de la digérer et de l’utiliser pour prendre des décisions opérationnelles éclairées.  La version de la vérité fournie toutes les 5 minutes n’aide pas vraiment beaucoup si les gestionnaires utilisent des données presque en temps réel pour des rapports opérationnels et financiers à des périodes différentes de la journée.  Les données peuvent varier, ce qui représente plusieurs versions de la vérité, un fait qui peut non seulement créer une surdose d’information, mais aussi le chaos, au lieu de la clarté. Une meilleure stratégie serait de publier des mises à jour à des moments précis tout au long de la journée.

Enfin, ne faites pas de suppositions quant aux types d’informations que les utilisateurs aimeraient voir bientôt. Il est préférable de laisser les utilisateurs finaux travailler avec les données dont ils disposent actuellement et leur donner le temps d’absorber la version unique de la vérité qu’ils reçoivent et de lui faire confiance.  Il est préférable d’éviter la diffusion précipitée de données complexes et de laisser les utilisateurs vous aviser lorsqu’ils sont prêts à voir et recevoir plus de détail dans leurs informations, et seulement ensuite commencer à établir des magasins de données (« data marts ») pour répondre à leurs questions et exigences en constante évolution.

Construisez, et les gens viendront …

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Lisez la première partie sur ce sujet : Faire confiance à vos données de rapports