Depuis de nombreuses années, la plupart des organisations à la recherche d’applications de planification d’entreprise, de budgétisation, de prévisions et de production de rapports sont détournées des tableurs par les vendeurs de logiciels de gestion des performances. Cependant, la plupart des entreprises choisissant d’utiliser Microsoft Excel, ce logiciel reste l’outil préféré de nombreux utilisateurs professionnels, particulièrement des analystes. En raison de sa gratuité, de nombreuses entreprises sont peu enclines à remplacer Excel par un autre outil plus coûteux et pour lequel elles devront former ses utilisateurs, et ce, malgré le fait que les vendeurs de solutions leur affirment qu’Excel est la source de tous leurs problèmes de gestion de la planification et de la budgétisation.
De ce fait, le domaine de la gestion des performances a vu une transition s’opérer des solutions de planification par tableur vers les applications basées sur un navigateur. Parmi les problématiques à retenir, il peut en revanche être souligné que ces applications peuvent entraver la production de rapports et d’analyse en raison de la non intégration des tableurs et cibler les capacités de rapport du secteur financier.
Nous savons tous que les utilisateurs issus du secteur financier adorent les tableurs, principalement du fait de les capacités de rapport puissantes, flexibles et non pixellisés. Au vu des exigences très précises des cadres financiers concernant leurs rapports (police, soulignement, espacement des colonnes, etc.), les tableurs permettent de répondre plus facilement à leurs besoins dans ce domaine.
Cependant, certaines applications de gestion des performances uniquement basées sur un navigateur ne répondent pas aux attentes dans ce domaine. L’absence de flexibilité qu’elles offrent en matière de production de rapports pourrait encourager le type de mauvais comportement duquel vous essayez d’éloigner vos utilisateurs lorsque vous achetez et adoptez une solution de GP. À titre d’exemple, un cadre financier pourrait assigner une tâche de compte rendu spécial nécessitant de répondre à une question dans un rapport standard « au format très élaboré ». En faisant appel à une solution de gestion des performances uniquement basée sur un navigateur, l’utilisateur pourrait être tenté de copier et coller les données du navigateur dans le tableur ou d’« extraire les données » dans un format csv afin de traiter ces dernières dans le tableur à l’aide des fonctions « RECHERCHEV » et « SOMME.SI ».
Il existe une solution idéale. Bien qu’il soit vrai que l’utilisation d’Excel seul aux fins de planification donne lieu à des coûts d’opportunité, ce logiciel peut continuer à être un outil essentiel à la planification et à la budgétisation s’il est correctement intégré à la bonne solution d’entreprise. IBM Planning Analytics permet aux utilisateurs finaux d’analyser et de faire état de leurs données dans un environnement qui leur reste familier et fournit aux utilisateurs issus du secteur financier les outils nécessaires au respect de leurs échéances de rapport dans un format qui convient à leurs cadres.
À partir de Planning Analytics Workspace, l’interface Web client d’IBM Planning Analytics, les utilisateurs peuvent exporter des données sous forme de « snapshot » ou de rapport connecté et en diverses tranches dans un classeur Excel. Le rapport en tranches met automatiquement à jour les données enregistrées dans le serveur dans le classeur Excel. Cette capacité essentielle transforme Excel en un rédacteur de rapport, formant une partie essentielle d’une application de planification. Vous n’avez donc plus besoin d’utiliser Excel pour élaborer des modèles commerciaux, puisque ses capacités en la matière sont limitées, notamment avec de vastes ensembles de données et un nombre accru d’utilisateurs concurrents. Vous pouvez désormais laisser l’application de planification se charger des calculs mais continuer à utiliser Excel comme un puissant logiciel client de rapport en libre-service qui s’appuie sur les données enregistrées au sein de l’application.
Pour être un producteur de rapports véritablement puissant, vous devriez avoir idéalement accès aux données enregistrées dans l’application de gestion des performances depuis Excel, et non pas seulement au moyen d’un « export » à partir d’une application Web. Le logiciel client IBM Planning Analytics for Excel (PAx) permet aux utilisateurs de travailler avec les cubes enregistrés dans le serveur, d’explorer ces cubes pour préciser la « vue » des données dont ils ont besoin, créer un aperçu ou un rapport « en tranches » (c.-à-d. connecté), et enregistrer le classeur Excel dans leur ordinateur ou le communiquer à d’autres personnes.
PAx vous permet de créer facilement des classeurs aux onglets multiples représentant divers secteurs, sans avoir à synchroniser, lier ou consolider les données manuellement dans Excel; toutes ces actions étant exécutées par le serveur Planning Analytics.
Avec une solution puissante comme IBM Planning Analytics, dans laquelle les données et la logique d’entreprise sont hébergées par le serveur d’IBM Planning Analytics et un logiciel client Excel permet aux utilisateurs d’accéder facilement à ces données pour produire des rapports individuels, Excel demeure un outil important pour la planification, la budgétisation, les prévisions et la production de rapports.
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