Top 5 des façons dont l’analyse de données peut vous aider à gérer votre trésorerie

Nul ne peut ignorer, à ce stade, que l’économie a été durement touchée par la pandémie mondiale et que de nombreuses entreprises sont maintenant confrontées à un ralentissement financier important, incapables de maintenir les marges bénéficiaires souhaitées et de générer le flux de trésorerie dont elles ont besoin pour financer leurs activités normales.  Pour y remédier, les entreprises de distribution peuvent exploiter leurs données en déterminant quels sont les produits que leurs clients achètent le plus et en décidant ensuite comment ils peuvent fournir ces produits.  L’analyse de données vous permet de voir facilement d’où vient votre argent et où il est dépensé, ce qui vous aide à analyser la santé de toute votre chaîne d’approvisionnement.

Comment la bonne solution d’analyse de données peut-elle vous aider à examiner en profondeur vos transactions afin de mieux comprendre vos flux de trésorerie en cette période instable et sans précédent ?  Voici les cinq meilleures façons de procéder :

1 – Réduisez les dépenses variables

Réduisez immédiatement vos sorties de fonds en examinant comment vous pouvez réduire vos coûts variables plutôt que de vous concentrer uniquement sur la réduction de vos coûts fixes.  Les domaines à examiner comprennent les salaires, les matériaux, les services publics et les déplacements.  Ces coûts fluctuent en fonction de votre niveau d’activité, c’est pourquoi il serait bon de prendre des mesures telles que la restructuration de la semaine de travail, l’arrêt des voyages d’affaires, l’annulation des fournitures de bureau inutiles et le gel des nouvelles embauches. Encourager les employés à prendre leurs vacances non utilisées maintenant serait également une stratégie judicieuse pour économiser de l’argent à long terme.

2 – Optimisez l’inventaire

L’un des meilleurs moyens d’améliorer votre trésorerie en période difficile est d’optimiser vos stocks.  L’analyse des données peut vous aider à passer en revue vos catégories de produits, vos fournisseurs et vos numéros de référence afin de prendre des décisions éclairées.

Les entreprises qui vendent des produits à forte demande doivent actuellement trouver des moyens de s’assurer des stocks supplémentaires si leurs fournisseurs habituels fonctionnent à pleine capacité. Si vous ne pouvez pas vous procurer des stocks pour les commandes en raison de la fermeture de fournisseurs, il peut être nécessaire d’être proactif avec les clients en leur proposant des produits de substitution ou de trouver des moyens de les convaincre de retarder la commande.

En revanche, les entreprises qui ne connaissent que peu ou pas de demande de produits doivent envisager des moyens de réduire leurs dépenses de stocks pour diminuer les sorties de fonds et se concentrer uniquement sur le stockage des produits qui se vendent.

3- Gérez les créances

Si votre entreprise a fait preuve de laxisme en matière de créances par le passé, en période de taux d’intérêt bas et de bonnes affaires, le moment est venu de réexaminer la manière dont vous contrôlez vos créances.  Si vous avez déjà des clients qui doivent retarder leurs paiements, vous devez maintenant travailler à l’amélioration de votre processus de recouvrement.

Assurez-vous que vos factures sont émises à temps et qu’elles ne contiennent pas d’erreurs. Ces dernières peuvent entraîner des retards de paiement coûteux.  L’analyse des données peut vous aider à établir un rapport pour vérifier quels sont les clients qui paient leurs créances après 90 jours et qui doivent être contactés pour le recouvrement, ainsi qu’à identifier ceux qui pourraient avoir besoin de changer leurs pratiques de paiement.  En outre, vous pouvez déterminer quels clients peuvent vous payer rapidement et leur offrir des remises progressives en contrepartie, ce qui vous permet de payer vos clients pour vous financer à court terme (après avoir effectué une analyse coûts-avantages approfondie, bien entendu).

4- Réexaminez les commandes en attente

Passez en revue vos commandes en attente pour voir, parmi vos clients, qui achète quoi, afin de pouvoir gérer votre trésorerie d’un point de vue opérationnel.  Portez une attention particulière aux commandes ouvertes qui ne correspondent pas à un bon de commande ouvert.  Les raisons les plus courantes pour expliquer cette situation sont que le produit n’a pas encore été commandé, ou que le fournisseur n’a pas encore expédié ou est fermé.  La solution d’analyse que vous avez choisie doit pouvoir identifier rapidement les prestataires qui fournissent et ceux qui ne fournissent pas.  Cette pratique peut aider votre équipe à hiérarchiser la disponibilité des produits à expédier et à déterminer les substituts pour remplir les commandes en cours.

5- Donnez la priorité à vos clients qui ont besoin de votre produit

Le succès à long terme de votre entreprise dépend de la façon dont vous connaissez vos clients actuels et dont vous pouvez vous adapter à l’évolution de leurs besoins. L’une des principales valeurs ajoutées d’une solution d’analyse de données est la possibilité d’identifier les secteurs et les clients spécifiques qui achètent chez vous en ce moment.  Vous devez être en mesure de répondre à vos clients actifs en temps utile, en déterminant si vous disposez du stock nécessaire pour répondre à leurs besoins immédiats.  L’analyse de vos données vous indiquera également quels clients sont peu susceptibles d’acheter chez vous en ce moment, ce qui vous aidera à vous concentrer sur la priorisation de vos clients qui ont actuellement besoin de vous en fonction des ressources disponibles.

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